FAXのEメール転送
最近お客様に一番喜ばれている機能が、FAXのＥメール転送です。文字通り、受信したFAXをＥメールで転送してくれる機能。PDFにして添付ファイルという形で送ってくれます。
うちの場合、独立したてでお一人で仕事される方、特に弁護士さんや税理士さん、が多くいらっしゃるので、そういった方に重宝してもらってます。やっぱり、お一人で仕事されていると外出していることが多いんですよね。外出中にFAXが来ると、事務所に戻らないと読めない、というのは結構困ります。だから、そういった方にはFAXのＥメール転送をオススメしています。
そのＥメール転送でも、Gメールに転送する方法をオススメしています。
まず一つ目の理由は、FAXをスマホで見ることができること。スマホで見ることができると、ほぼどこにいてもFAXを確認することができるということです。これは最高に便利ですし、この機能の一番のメリットですよね。ドメインのメールアドレスだと、スマホで受信できるようにするのはちょっと面倒です。なので、Gmailをオススメしています。
次の理由は、パソコンでも同期した状態で見ることができる、ということです。たとえば、出先で確認して、もう処理したFAXがあるとします。事務所に戻ってメールを見た時に、また同じFAXを見ると面倒ですよね。下手すると二重に処理してしまったりとか。外出先でスマホで見て処理したものは、アーカイブするなり処理済みラベルをつけるなりしておけば、パソコンで同じ対応をしなくてもよくなります。
オススメの理由の最後は、Gmailの柔軟なラベル機能です。メールの内容ごとに自動でラベルをつけることもできますし、複数のラベルをつけることもできます。たとえば、担当者別のラベルと、「要対応」「対応済み」というようなラベルを組み合わせてつけることができます。そうすると、複数人でメールを見ている場合も管理がやりやすくなります。
まー、ここまでやってる人はそんなにいないのですが、可能性としてはここまでやれますよ、ということで…。
単純に出力する紙を減らしたいとか、バックアップもとりたいとか、そういう目的で使っても十分メリットありますよね。
設定はちょっと面倒なのですが、使ってみたいという方はご相談くださいませ。
前提として、スキャン機能がないと使えないので気をつけてくださいね。
